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たまった紙の書類を一掃! デジタル化して整理整頓しよう

新聞や雑誌の切り抜き、メモに名刺に製品マニュアルなどなど、放っておくと紙の書類はすぐにたまる。この際、不要なものは捨て、必要なものをデジタル化して整理・整頓しよう。

紙の書類はとにかく、保存に場所を取る。デジタル化して、スッキリと部屋を片づけよう

紙の書類はとにかく、保存に場所を取る。デジタル化して、スッキリと部屋を片づけよう

紙をデジタル化する方法は?

プリンターのスキャン機能や、スキャナー専用機を持っているなら、それを使えばいい。ただ、雑誌などの一部だけをスキャンしたり、バインダーで管理している書類や、スクラップブックに貼り付けているものは手間がかかる。

最も手軽なのは、スマートフォン/タブレットのカメラで撮影して写真データにする方法だ。体裁などを気にせず、検索性にもこだわらないのなら、この方法が手っ取り早い。

もうひとつは、スマホ/タブレットでスキャン(読み取り)する方法だ。スマホ/タブレットのカメラで撮影するのは同じだが、こちらはPDFファイルにできるので、管理がしやすい。必要な情報を探しやすくなるのも、大きなメリットだ。

スキャンは、スマホ/タブレットに標準でインストールされているアプリでも可能だし、より多機能なスキャンアプリを使う方法もある。

たとえば、OCR(光学式文字読み取り)機能はそのひとつ。対応アプリなら、書類上の文字を認識してテキストデータ化できるので便利だ。

また、紙焼き写真には写真のスキャン専用アプリ、名刺には名刺管理アプリもあるので、用途に合わせて使い分けるのもいいだろう。

なお、家電製品などに付属のマニュアルは、メーカーのWebサイトで公開しているケースが多い。これをダウンロードしておくと、紙のマニュアルは不要になる。

以下では、スマホ/タブレットの標準アプリでスキャンする方法と、専用アプリの使い方を紹介する。使用したのは、「iPhone 11 Pro」(iOS 13.3)と、「Pixel 3」(Android 10)だ。

iPhone/iPadは「ファイル」でスキャンする

iPhone/iPadの「ファイル」アプリにはスキャン機能があるので、これを利用する。スキャンデータは、PDFファイルとして指定した場所に保存できる。

「ファイル」アプリは、iPhone/iPad内のほか、「iCloud」「Dropbox」「Google ドライブ」「OneDrive」などのクラウドサービスと連携できるので、あらかじめ保存先を決めてフォルダーを作成しておくといい。

「ファイル」アプリの詳しい使い方は、下記の記事を参照しよう。
>>iPhone/iPadのファイルを一元管理「ファイル」アプリ徹底活用術

「ファイル」アプリを起動し、右上の「…」ボタン→「書類をスキャン」とタップ。カメラが起動したら、ファインダー内に書類を収める。自動で書類を認識し、スキャン(撮影)が自動実行される。

このとき、書類の下や周辺に何も置いていないほうが認識精度は高くなる。また、なるべく手ぶれをしないように、iPhone/iPadはしっかりと保持しておこう。

スキャンが完了したら、画面左下にサムネイルが表示される。この状態で別の書類を続けてスキャンすれば、連続してスキャンしたすべての書類をひとつのPDFファイルにまとめることも可能だ。

右上の「…」をタップするとメニューが開くので、「書類をスキャン」をタップする

右上の「…」をタップするとメニューが開くので、「書類をスキャン」をタップする

カメラが起動したら、画面内に書類を収める。青色で囲まれた部分が書類と認識している場所だ。自動でスキャンが実行される

スキャンが終わると、左下にサムネイルが表示される

スキャンが終わると、左下にサムネイルが表示される

スキャンデータは自動で書類部分だけを切り取ってくれるが、切り取り位置を修正したり、色の変更、回転などもできる。

そのためには、サムネイルをタップ。切り取り位置の修正は、画面下部、左端のボタンをタップする。

スキャン時の元データが表示され、書類の4隅に「○」が付いている。「○」をタップすると書類の角が拡大表示されるので、ドラッグ操作で白い線を書類の角に合わせる。

このとき、「○」の上をタップすると自分の指で拡大部が隠れてしまうので、「○」の周辺をタップするといい。修正したら、「完了」をタップする。

画面下部のツールは、左から切り取り、色の変更、回転、削除だ。切り取りの修正は、切り取りをタップ

画面下部のツールは、左から切り取り、色の変更、回転、削除だ。切り取りの修正は、切り取りをタップ

「○」の周辺をタップし、ドラッグ操作で切り取り位置を修正する。できたら「完了」をタップ

「○」の周辺をタップし、ドラッグ操作で切り取り位置を修正する。できたら「完了」をタップ

画面が戻ったら、「完了」をタップする。スキャン画面になり、続けてスキャンを行える。保存するときは、「保存」をタップする。

画面上部の「スキャンした書類」がファイル名なので、タップしてわかりやすい名前に変えておこう。あとは、保存先を指定して「保存」をタップする。

この画面で「完了」をタップ

この画面で「完了」をタップ

スキャンデータを保存するために「保存」をタップ

スキャンデータを保存するために「保存」をタップ

適宜ファイル名を変更し、保存先を指定して「保存」をタップ

適宜ファイル名を変更し、保存先を指定して「保存」をタップ

Androidは「Google ドライブ」でスキャン

Android版の「Google ドライブ」にはスキャン機能があるので、これを利用する。保存先は「Google ドライブ」なので、保存先のフォルダーを作成して作業を始めよう。

「Google ドライブ」を起動したら、画面右下の「+」をタップ。メニューが開くので、「スキャン」をタップする。

カメラが起動したら、写真撮影と同じ要領で書類を撮影(スキャン)する。撮影したら、「✓」ボタンをタップ。スキャン結果が表示され、切り取り位置の修正や色の変更、回転などが行える。

右下の「+」をタップ

右下の「+」をタップ

新規作成メニューが開くので、「スキャン」をタップ

新規作成メニューが開くので、「スキャン」をタップ

ファインダー内に書類を収め、タップしてピントを合わせたら「シャッター」ボタンをタップ

ファインダー内に書類を収め、タップしてピントを合わせたら「シャッター」ボタンをタップ

スキャンしたら、「✓」ボタンをタップする。スキャンをやり直すときは、左の「戻る」ボタンをタップすればいい

書類部分が自動で切り取られたスキャンデータが表示される。左下の「+」をタップして別の書類を続けてスキャンすれば、連続してスキャンしたすべての書類をひとつのPDFファイルにまとめることも可能だ

色の変更は、画面右上にあるパレットのアイコンをタップし、メニューから選ぶ。切り取り位置の修正は、切り取りボタンをタップする。

スキャンの元データが表示され、自動認識した書類の周囲に水色の「○」が表示される。「○」をタップするとその部分が右上に拡大表示されるので、水色の線が書類の縁に合うようにドラッグで調整しよう。

右上のメニューボタン(縦三点)をタップすれば、名前の変更や回転なども行える。

最後に、右下の「✓」をタップ。「ドライブに保存」画面が表示されたら「ドキュメントのタイトル」(ファイル名)をわかりやすいものに変え、保存先を指定して「保存」をタップする。

パレットのアイコンをタップすれば、色の変更ができる

パレットのアイコンをタップすれば、色の変更ができる

水色の「○」をドラッグして切り取り位置を修正する。修正したら、右下の「✓」をタップ

水色の「○」をドラッグして切り取り位置を修正する。修正したら、右下の「✓」をタップ

わかりやすい名前を入力し、保存先を指定して「保存」をタップ

わかりやすい名前を入力し、保存先を指定して「保存」をタップ

スキャン専用アプリの活用

PDFファイルで保存するだけなら、前述の「ファイル」や「Google ドライブ」のスキャン機能でもいいだろう。しかし、OCR(文字認識)や暗号化など、より高度な機能も使いたいなら、スキャン専用アプリを活用したい。

文字の認識精度、使い勝手の観点からおすすめするなら、iOS/iPadOS、Androidで使える「Genius Scan - PDF Scanner」だ。

機能の制限された無料版もあるが、OCR、セキュリティ、各種クラウドサービスへのエクスポート(書き出し)機能を利用するにはアプリ内課金で「Genius Scan+」にアップグレードする必要がある。料金は、iOS/iPadOSが980円、Androidは640円。

●Genius Scan - PDF Scanner
iOS/iPadOS:https://apps.apple.com/jp/app/genius-scan-pdf-scanner/id377672876#?platform=iphone
Android:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.thegrizzlylabs.geniusscan.free&hl=ja

以下では「Genius Scan+」の使い方を解説するが、無料のOCR機能付きのアプリとして「Office Camera Lens」や「Adobe Scan」などもある。興味のある方は使ってみよう。

●Microsoft Office Lens
iOS/iPadOS:https://apps.apple.com/jp/app/microsoft-office-lens-pdf-scan/id975925059

●Office Camera Lens
Android:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.officelens

●Adobe Scan
iOS/iPadOS:https://apps.apple.com/jp/app/adobe-scan-ocr-付-pdf-スキャンカメラ/id1199564834
Android:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.adobe.scan.android

「Genius Scan+」の使い方

以下は、iOS版の「Genius Scan+」の画面を使って解説する。

Genius Scan+にアップグレードしたら、画面右上の歯車アイコンをタップして設定画面を開く。

セキュリティ関連の設定は「一般」にある。ファイルを暗号化するには「パスコード暗号化」でパスコードを設定。「セキュリティ」ではアプリの起動時に、パスコード、指紋/顔認証を使うように設定できる。必須ではないので、必要に応じて設定しておこう。

スキャンしたデータの保存先は、「エクスポート」で設定する。クラウドサービスが一覧になっているので、使いたいサービスを選んで認証/連携させておく。

「自動アップロード」を有効にしておくと、スキャンデータが自動でアップロード保存されるので便利だ。iOS/iPadOSは、「iCloud Drive」を利用できる。

OCRを使うには、「文字認識」をタップして「文字認識」を有効にする。標準では英語のみが設定されているので、必要な言語を追加しておく。

まずは、使い方に合わせて設定を変更しておこう

まずは、使い方に合わせて設定を変更しておこう

書類をスキャンするには、起動画面の左下にある「+」をタップ。カメラが起動するので、ファインダー内に書類が収まるようにする。書類が自動認識され、スキャンも自動で実行される。

このとき、設定で保存先への自動アップロードを有効にしていた場合、すぐにアップロードされ、同時に文字認識も行われる。

スキャン結果画面では、日付け部分をタップしてファイル名を変更したり、タグ(ファイル分類用の名札)を追加できる。

左下の「+」をタップ

左下の「+」をタップ

カメラで書類が自動スキャンされる。オレンジ色で囲まれた部分が、書類として認識されている。右上の「単一」を「バッチ」にすると、複数枚の書類をひとつのPDFファイルにまとめられる

スキャン結果が表示され、アップロードと文字認識が自動で実行される。上部の日付けがファイル名だが、タップで書き換えられる。タグの追加も可能だ

スキャンデータを修正したいときは、スキャン結果画面の右下にある魔法の杖のアイコンをタップして行う。修正内容も、自動的にアップロードされるので作業は楽だ。

「編集」で切り取り範囲を修正(再クロップ)したり、回転ができる。「画像加工」で黒白、カラー、写真の変換、「印刷形式」では用紙サイズを選べる

OCRで認識した文字を確認、活用するときは、スキャン結果画面右下にある共有ボタンをタップ。エクスポート画面が表示されるので、形式から「TEXT」を選んでエクスポート先を選択。これで、テキストデータがアップロードされる。

なお、文字認識の精度だが、文章主体の書類であれば制度は高い印象だ。表組み内の文字も、きちんと認識される。

ただし、文章に加え、グラフや表が混在すると認識した文字があちこちに書き出され、必要な文字列を探すのに苦労することもある。それでも、OCR機能の精度は高いほうだと思う。

形式で「TEXT」を選んでエクスポートをタップ。これで、OCRで認識した文字データだけが保存される

形式で「TEXT」を選んでエクスポートをタップ。これで、OCRで認識した文字データだけが保存される

紙焼き写真をスキャンする

ネガやポジフィルムからプリントした紙焼き写真を整理したいなら、専用のアプリでデジタル化しよう。おすすめのアプリは、「フォトスキャン by Google フォト」だ。

操作が簡単で、指示にしたがって写真を4分割して撮影すれば、最後に自動で合成処理してくれる。光沢のある写真だと光の反射が気になることもあるが、自動で除去する機能もある。

アルバムに貼ったままでもスキャン可能なのだが、上にかぶさっているフィルムの影響で画質が落ちてしまうことがあるので、手間はかかっても取り出してスキャンするほうがいいだろう。

●フォトスキャン by Google フォト
iOS/iPadOS:https://apps.apple.com/jp/app/フォトスキャン-by-google-フォト/id1165525994
Android:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.photos.scanner&hl=ja

使い方は、アプリを起動したら画面のフレーム内に写真が収まるようにスマホを動かし、シャッターボタンを押す。

フレーム内に写真を収めてシャッターボタンを押す。左下のボタンは、左側がフラッシュで、右隣は画質の自動修正だ。それぞれタップでオン/オフできる

中央に白線の円が表示され、その周囲のどこかに移動方向を示す白三角が表示される。また、写真の4隅には白丸が表示される。

スマホを動かして白線の円を三角矢印の方向に移動し、白丸上に重ねると1回目のスキャンが自動実行される。このとき、移動した円の白線が青色に変わり、処理の進行状況を示す。

処理が終わったら、同様に三角矢印の方向に移動し、次の白丸で同じ作業を行う。これを4か所で実行すると最後に合成処理が行われ、デジタルデータができあがる。

このとき、画像の回転、切り取り(角を調整)も可能だ。スキャンデータは、iPhone/iPadは「写真」アプリ、Androidスマホは「Google フォト」に保存される。

中央の白線の円の左下に、左下方向を示す三角矢印がある。この例では、スマホを右上に動かす

中央の白線の円の左下に、左下方向を示す三角矢印がある。この例では、スマホを右上に動かす

白線の円を右下の白円に重ねると、1回目のスキャンが自動実行される。同様にして、残り3か所でもスキャンを実行する

スキャンの完成データ。合成処理は自然だ

スキャンの完成データ。合成処理は自然だ

名刺をスキャンする

名刺の整理には、スキャン機能を持った無料の名刺管理アプリを活用しよう。定番は、利用者同士がネットワークでつながるソーシャルネットワーク機能を持つSansanの「Eight」だ。

●Eight - シェアNo.1名刺アプリ
iOS/iPadOS:https://apps.apple.com/jp/app/eight-シェアno-1名刺アプリ/id444423637
Android:https://play.google.com/store/apps/details?id=net.eightcard&hl=ja

名刺を撮影すれば画像データがEightのサーバーに送信され、AI(人工知能)と手入力によって正確、かつ迅速にテキストデータ化される。作業は名刺を撮影するだけなので、とても楽だ。

名刺交換した人もEightを使っている場合、お互いに名刺情報が共有される。部署の異動などで誰かがデータを修正すると、つながっている人全員のその人の登録名刺データがアップデートされ、通知もされる仕組みだ。

はじめて名刺交換をするとき、Eightユーザー同士なら、紙の名刺ではなくQRコードを表示して名刺交換する機能もある。

アプリを起動してアカウントを作成すれば(なりすまし防止のために本人認証が必要)、すぐに利用開始できる。名刺の整理に困っているなら、活用しよう。

無料サービスだが、データ化する名刺の枚数や、クラウド上のデータ保存容量に制限はない

無料サービスだが、データ化する名刺の枚数や、クラウド上のデータ保存容量に制限はない

まとめ

紙の書類や紙焼き写真、名刺などは、保存場所に困るし、いざ必要になったときに目的の情報を探すのに苦労する。

また、万一自然災害や火事などに遭遇すれば、大切な情報と思い出が消失してしまう可能性もある。

その点、デジタル化しておけば保存場所を取ることはない。閲覧性も高いし、必要な情報は検索ですぐに探し出せる。クラウドに保存しておけば、さらに安心だ。

紙の書類の整理で困っているなら、スマホ/タブレットを活用してデジタル化しておこう。

小野均

小野均

パソコンからモバイルまで、ハード&ソフトのわかりやすい操作解説を心がける。趣味は山登りにクルマという、アウトドア志向のIT系フリーライター。

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